Administratieve last of noodzakelijke structuur? Wat zorgprofessionals zelf zeggen

Vraag je een willekeurige zorgverlener naar het minst favoriete onderdeel van het werk, dan is de kans groot dat je “de administratie” als antwoord krijgt. Toch is zorgadministratie onmisbaar voor goede, veilige en betaalbare zorg. Hoe verhouden zorgprofessionals zich tot de toenemende administratieve eisen? En wat zijn hun oplossingen om de balans terug te vinden? In deze blog geven we het woord aan de praktijk.

“Ik werk met mensen, niet met vinkjes”

Veel verpleegkundigen, begeleiders en therapeuten ervaren administratie als een last. Niet omdat ze niet begrijpen waarom het nodig is, maar omdat het vaak voelt als iets wat ‘erbij komt’. En dat op momenten waarop er juist behoefte is aan rust en aandacht voor de cliënt.

“Soms ben ik net klaar met een intensief gesprek en dan moet ik alles meteen verwerken in het systeem. Dat haalt je uit het contact.” – Verpleegkundige wijkzorg

Waarom die administratie dan toch nodig is

Zorgorganisaties zijn wettelijk verplicht om zorg goed te registreren. Niet alleen voor verantwoording en financiering, maar ook voor kwaliteit, overdraagbaarheid en juridische bescherming. Denk aan:

• Zorgplannen en evaluaties

• Incidentregistratie

• Tijdregistratie (bijv. voor de Wmo of WLZ)

• Declaratiesystemen

Als deze informatie ontbreekt of niet klopt, kunnen organisaties boetes krijgen, maar erger nog: het kan leiden tot fouten in de zorg.

Wat kan beter volgens zorgprofessionals?

1. Slimmere systemen.
   Veel zorgverleners vragen om gebruiksvriendelijkere software. Minder klikken, snellere invoer en duidelijke koppelingen kunnen veel frustratie wegnemen.

2. Meer vertrouwen, minder controle.
   Er is behoefte aan minder verplicht ‘afvinken’ en meer ruimte voor professionele inschatting. Als alles tot in detail moet worden vastgelegd, verdwijnt het gezonde verstand uit beeld.

3. Goede opleiding en training.
   Veel zorgprofessionals geven aan dat ze nooit écht goed zijn getraind in de systemen die ze dagelijks moeten gebruiken.

4. Administratie integreren in het zorgproces.
   Door administratie tijdens het gesprek te doen (bijvoorbeeld via een tablet) of in teamverband te reflecteren op registraties, voelt het minder als een ‘extra taak’.

Wil je als zorgverlener beter leren omgaan met administratie?

Er zijn korte zorgadministratie opleidingen en trainingen gericht op het verlagen van administratieve druk, het efficiënter gebruiken van zorgsystemen en het begrijpen van wet- en regelgeving.